On a beau prévoir notre événement dans les moindres détails, il y a toujours un imprévu qui vient nous freiner dans notre élan ! Une situation inévitable et parfois difficile à gérer lorsqu’on est organisateur. 

Alors comment neutraliser ces éléments perturbateurs ? En tant qu’organisateur, il faudra rapidement réagir et trouver la solution la plus adaptée. Comme le disait Lars Von Trier, il faut “prendre en compte le hasard, et intégrer l’imprévu”. Voici donc les meilleurs conseils de Dooliz pour vous préparer à gérer de la meilleure façon possible les imprévus liés à votre événement.

Listez les imprévus potentiels de l’événement

Les problèmes de sécurité des personnes

C’est probablement l’un des points les plus importants ! Aucune insousciance ne peut être tolérée car c’est la sécruité des personnes qui sera en jeu. Voici les problèmes que vous pourrez rencontrer lors d’un événement : allergies, blessures, participants ingérables, personnes absentes, invités surprises, etc.

Ces imprévus ne sont heureusement pas fréquents, mais il faut savoir les gérer rapidement et avec calme. Pensez à prévoir une trousse de secours pour les blessures légères, repérez l’hôpital le plus proche du lieu de l’événement et soyez diplomate avec les invités qui peuvent être irrespectueux.

Les problèmes techniques

Malgré votre professionnalisme, des problèmes techniques peuvent parfois arriver. Souvent ces problèmes sont liés à du matériel défectueux ou mal contrôlé. Problèmes de son, d’affichage audiovisuel, câbles manquants ou mal installés … Tout cela peut être évité avec une organisation et une préparation minutieuse du matériel.

Nous vous conseillons de venir sur le lieu de l’événement plusieurs heures avant l’arrivée de vos invités. Vous pourrez réaliser les tests techniques nécessaires et vérifier que le matériel fonctionne parfaitement.

Les problèmes logiques

Les soucis de logistique sont également très gênants lors d’un événement. Mais ce sont des problèmes plus facilement gérables et que l’on peut éviter à l’avance. Voici quelques problèmes que vous pourrez rencontrer : manque de nourriture, de décoration, de couverts, de chaises, complications dues à la météo, etc.

Si cela arrive, pas de panique ! Prévoyez la nourriture et les boissons en quantités suffisantes (légèrement plus que prévu) et disposez la décoration/tables/chaises en amont. Pour la méteo, pensez à réserver un espace abrité pour vos invités ! Bien souvent, le lieu est réservé plusieurs semaines voire plusieurs mois à l’avance, vous ne saurez donc pas si la météo sera aussi bonne que vous l’espérez. 

Un conseil, déterminez les risques !

Après avoir caractérisé chaque risque ou imprévu potentiel, vous devrez évaluer leur criticité (probabilité × gravité). Cela vous permettra de mieux maîtriser ces risques (prévoir et couvrir) et de les suivre à l’instant T (indicateurs de survenance, évaluation et maîtrise du risque advenu). 

Cette grille vous permettra d’apercevoir les risques qui sont hors de votre contrôle et ceux que vous pourrez plus facilement maîtriser si vous les détectez à temps.

Des complications malgré vos prévisions ?

Surtout ne paniquez pas ! Il faut éviter de montrer à vos invités qu’un couac est survenu lors de l’événement. Restez professionnel, il est inutile de transmettre son stress aux convives.

Canalisez vos émotions, essayez de rester positif, continuez à être réactif et soutenez votre équipe ! La cohésion au sein de votre équipe est essentielle pour maitenir la bonne gestion de votre événement. La solution à votre problème sera bien plus rapidement trouvée et vous pourrez reprendre sereinement le cours de l’événement.

Enfin, R-E-L-A-T-I-V-I-S-E-Z. Ne voyez pas cela comme une catastrophe, les imprévus ont lieu tout au long de notre vie. C’est d’ailleurs le challenge idéal pour les professionnels de l’événementiel. C’est le meilleur moyen d’améliorer vos compétences organisationnelles, plus vous ferez face à des imprévus, plus vous saurez comment les gérer !

Optez Dooliz pour votre événement !