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NOS MEILLEURS CONSEILS POUR RÉAGIR FACE AUX IMPRÉVUS DE VOTRE ÉVÉNEMENT

On a beau prévoir notre événement dans les moindres détails, il y a toujours un imprévu qui vient nous freiner dans notre élan ! Une situation inévitable et parfois difficile à gérer lorsqu’on est organisateur. 

Alors comment neutraliser ces éléments perturbateurs ? En tant qu’organisateur, il faudra rapidement réagir et trouver la solution la plus adaptée. Comme le disait Lars Von Trier, il faut “prendre en compte le hasard, et intégrer l’imprévu”. Voici donc les meilleurs conseils de Dooliz pour vous préparer à gérer de la meilleure façon possible les imprévus liés à votre événement.

Listez les imprévus potentiels de l’événement

Les problèmes de sécurité des personnes

C’est probablement l’un des points les plus importants ! Aucune insousciance ne peut être tolérée car c’est la sécruité des personnes qui sera en jeu. Voici les problèmes que vous pourrez rencontrer lors d’un événement : allergies, blessures, participants ingérables, personnes absentes, invités surprises, etc.

Ces imprévus ne sont heureusement pas fréquents, mais il faut savoir les gérer rapidement et avec calme. Pensez à prévoir une trousse de secours pour les blessures légères, repérez l’hôpital le plus proche du lieu de l’événement et soyez diplomate avec les invités qui peuvent être irrespectueux.

Les problèmes techniques

Malgré votre professionnalisme, des problèmes techniques peuvent parfois arriver. Souvent ces problèmes sont liés à du matériel défectueux ou mal contrôlé. Problèmes de son, d’affichage audiovisuel, câbles manquants ou mal installés … Tout cela peut être évité avec une organisation et une préparation minutieuse du matériel.

Nous vous conseillons de venir sur le lieu de l’événement plusieurs heures avant l’arrivée de vos invités. Vous pourrez réaliser les tests techniques nécessaires et vérifier que le matériel fonctionne parfaitement.

Les problèmes logiques

Les soucis de logistique sont également très gênants lors d’un événement. Mais ce sont des problèmes plus facilement gérables et que l’on peut éviter à l’avance. Voici quelques problèmes que vous pourrez rencontrer : manque de nourriture, de décoration, de couverts, de chaises, complications dues à la météo, etc.

Si cela arrive, pas de panique ! Prévoyez la nourriture et les boissons en quantités suffisantes (légèrement plus que prévu) et disposez la décoration/tables/chaises en amont. Pour la méteo, pensez à réserver un espace abrité pour vos invités ! Bien souvent, le lieu est réservé plusieurs semaines voire plusieurs mois à l’avance, vous ne saurez donc pas si la météo sera aussi bonne que vous l’espérez. 

Un conseil, déterminez les risques !

Après avoir caractérisé chaque risque ou imprévu potentiel, vous devrez évaluer leur criticité (probabilité × gravité). Cela vous permettra de mieux maîtriser ces risques (prévoir et couvrir) et de les suivre à l’instant T (indicateurs de survenance, évaluation et maîtrise du risque advenu). 

Cette grille vous permettra d’apercevoir les risques qui sont hors de votre contrôle et ceux que vous pourrez plus facilement maîtriser si vous les détectez à temps.

Des complications malgré vos prévisions ?

Surtout ne paniquez pas ! Il faut éviter de montrer à vos invités qu’un couac est survenu lors de l’événement. Restez professionnel, il est inutile de transmettre son stress aux convives.

Canalisez vos émotions, essayez de rester positif, continuez à être réactif et soutenez votre équipe ! La cohésion au sein de votre équipe est essentielle pour maitenir la bonne gestion de votre événement. La solution à votre problème sera bien plus rapidement trouvée et vous pourrez reprendre sereinement le cours de l’événement.

Enfin, R-E-L-A-T-I-V-I-S-E-Z. Ne voyez pas cela comme une catastrophe, les imprévus ont lieu tout au long de notre vie. C’est d’ailleurs le challenge idéal pour les professionnels de l’événementiel. C’est le meilleur moyen d’améliorer vos compétences organisationnelles, plus vous ferez face à des imprévus, plus vous saurez comment les gérer !

SUIVEZ-NOUS SUR LES RESEAUX SOCIAUX !

Optez Dooliz pour votre événement !

La page d’accueil de mon compte Dooliz peut-elle être modifiée ?

Vous pouvez effectivement modifier votre page d'accueil en vous dirigeant dans les paramètres de votre événement et en cliquant sur l’onglet “Préférences”. Vous pourrez lors de la connexion à votre compte Dooliz accéder soit à votre tableau de bord, soit à votre...

Est-il possible de traduire mes invitations et mon mini-site dans une autre langue ?

Vous pouvez traduire vos invitations et votre mini-site dans plusieurs langues (autres que le français) : anglais, italien, espagnol et allemand. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de détails.

Puis-je modifier le nom de mes co-organisateurs ?

A partir du moment où vous avez invité une personne à devenir co-organisateur de votre événement et que ce dernier a confirmé son compte, seul lui peut modifier son nom. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de détails.

Est-il possible de recharger une archive ?

Oui. Vous avez la possibilité de recharger une des archives de votre événement à tout moment et en un seul clic. Rendez-vous dans l’onglet “Préférences” dans les paramètres de votre événement. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de...

Est-il possible de diviser mon événement en plusieurs temps ?

C’est tout à fait possible, c’est ce que nous avons nommé des “temps forts”. Chaque temps fort correspondra à une partie ou à un moment clé de votre événement (brunch, vin d’honneur, cocktail, animation, etc) et pourra être détaillé (date, heures, lieu, etc). Avec...

Puis-je réaliser un plan de table ?

Oui. Vous pouvez créer un plan de table pour votre événement en choisissant le nombre de personnes assises par table, le type de table, la disposition des tables ainsi que la place de chaque invité. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de détails.

Est-il possible de conserver un historique des modifications apportées à l’événement ?

Vous trouverez toutes les modifications liées à votre événement dans votre historique (en haut à droite de l’écran).  Dooliz fera également une sauvegarde régulière des modifications apportées à votre événement. Cela permettra de recharger une des archives en cas...

Est-il possible d’avoir une synthèse de mon événement ?

Oui, il est possible d’avoir une synthèse de votre événement en vous rendant sur l’onglet “Tableau de bord”. Vous aurez alors accès à différentes statistiques concernant votre événement. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de détails.

Est-il possible de programmer l’événement ?

Bien évidemment. Vous pourrez programmer votre événement dès lors de sa création sur Dooliz : date(s), horaires, lieu(x), nom de l’événement, etc. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de détails.

Puis-je envoyer mes cartons d’invitation à une date précise ?

Vous pouvez en effet programmer l’envoi de vos cartons d’invitation à une date ultérieure. Pour cela choisissez la date et l’heure d’envoi dans l’onglet “Envoyer une invitation” puis en cliquant sur “Préparer l’envoi”.  Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour...

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