Une invitation soignée pour un séminaire d’entreprise

Les séminaires d’entreprise permettent principalement, pour l’entreprise qui organise cet événement, de réunir tous les collaborateurs de la société pour les récompenser, les féliciter mais aussi pour fixer de nouveaux objectifs. Les séminaires peuvent inclure diverses animations dans le but de renforcer l’esprit d’équipe, d’acquérir de nouvelles méthodes de travail, de conforter les choix stratégiques et autres. Et pour obtenir le maximum de participants, quoi de mieux que de les inviter avec une invitation des plus soignée ? Mais attention, créer une invitation élégante et efficace n’est pas évident, surtout lorsqu’il s’agit d’invitation professionnelle. C’est pour cela que de nombreux sites internet vous permettront de créer votre invitation efficacement et gratuitement, notamment le site Dooliz : simple d’utilisation pour les professionnels souhaitant organiser ce type d’événements (cartons d’invitation et mini site personnalisables, gestion de vos contacts, tableau de bord, collecte automatique des réponses, …). Pour envoyer votre invitation de la manière la plus adéquate, plusieurs étapes sont à suivre, les voici !

La création de votre invitation

Eh oui, avant d’envoyer une quelconque invitation, il faut la créer ! Alors pour commencer, selon le style de séminaire que vous souhaitez mettre en place, choisissez le design qui convient : soirée événementielle, voyage à l’étranger, week-end en plein air, … N’oubliez en aucun cas de noter les informations indispensables pour vos invités telles que le nom ou thème de l’événement, la date et l’heure, le lieu, les activités, … Vous pouvez bien sûr ajouter d’autres informations concernant le séminaire.

L’envoi de l’invitation

Ensuite pour votre invitation, il est évident qu’il est nécessaire de l’envoyer au plus vite, sinon personne ne viendra et votre séminaire tombera à l’eau. Pour éviter cela, il est particulièrement important de n’oublier PERSONNE ! Envoyez l’invitation par mail (ou par courrier) au maximum de personnes possibles ou qui se trouvent dans vos contacts. Lors de l’envoi, pensez à leur expliquer les modalités d’inscription si besoin (pour des activités par exemple), comment remplir le formulaire si vous en avez réalisé un, demander si les invités ont des problèmes d’allergies, etc.

La réception des réponses

Lorsque vos invités répondront à votre invitation , il vous faudra classer toutes ces réponses : réponse négative (indisponible), réponse positive (disponible), présent(e) pour quelles activités, non répondu, … Cette classification vous sera utile pour savoir où en sont les réponses de votre invitation et pour savoir comment vous devrez vous organiser par la suite.

L’envoi de confirmation

En cas de réponse positive ou négative, envoyez une confirmation (par email) de la réception de la réponse de l’invité. Cette confirmation rassurera votre invité, il n’aura pas à se demander si sa réponse a bien été envoyée et si elle a bien été prise en compte pour l’événement. De plus, cette action démontrera que vous êtes un vrai professionnel et que vous n’organisez pas votre séminaire à la légère.

Les relances

Pour finir, il sera probable que certaines personnes n’aient pas reçu votre invitation du premier coup, que votre invitation se soit perdue parmi les nombreux mails ou que votre invité n’ait pas encore pris sa décision. Il est donc essentiel, dans ces cas là, de relancer la personne pour qu’elle vous donne une réponse claire et précise.