Quand on pense à l’organisation de son anniversaire, on pense surtout au lieu, à la décoration, à la nourriture, aux animations, … Et on oublie de s’occuper de la liste de nos invités ! Evidemment, c’est la chose à ne pas oublier, si vous ne voulez pas que votre anniversaire se termine en désastre, pensez tout de suite à gérer votre liste !

Si vous souhaitez gérer votre liste de manière simple et efficace, on vous propose le site Dooliz : très facile à utiliser et convient à tout le monde, que vous soyez un particulier ou un professionnel, ce site devrait fortement vous aider pour l’organisation de votre anniversaire (importation et exportation des contacts via Excel et email, catégorisation des contacts, moyens de check in, gestion de l’événement, cartons d’invitation et mini site personnalisables, …).

Tout d’abord on définit notre liste

On définit dans un premier temps la liste des personnes qui seront invitées à notre événement, car cette définition c’est la base de notre gestion. On liste toutes les personnes que l’on souhaite inviter à notre fête et on essaie de n’oublier personne. Si des personnes doivent intervenir pendant l’anniversaire, on note aussi leur nom sur la liste. Ensuite, on essaie de simplifier notre liste, par exemple en la classant par ordre alphabétique et en regroupant les personnes par catégorie (famille, ami(e)s, connaissances, …). Et si on veut encore se simplifier la tâche, on peut établir notre liste via nos contacts mails ou des contacts déjà créés sur Excel avec des coordonnés existantes.

Puis on précise si les personnes pourront être accompagnées ou non

Il est important de préciser si vos invités auront le droit ou non d’inviter des personnes extérieures à votre cercle de relation. Si vous décidez que vos invités ne pourront pas être accompagnés, dites le franchement, n’ayez pas peur des représailles. Si au contraire vous acceptez des accompagnants, restez prudents, dites leurs quelles personnes auront le droit d’être présentes (ami(e)s, membres de la famille, inconnus, …), et dans ce cas, c’est vos invités qui invite !

Pour finir on vérifie la présence de nos invités en faisant un check-in

Le jour J il ne vous restera plus qu’à checker vos invités. Munissez-vous de votre liste et contrôlez les personnes à l’entrée. Vous pouvez réaliser le check-in grâce à une carte d’identité, grâce à l’invitation que vous leur avez envoyée, par QR Code (scan), … On n’est jamais trop prudent !

Une idée plutôt intéressante pour votre soirée : offrez un badge à tous vos invités pour qu’ils puissent au moins retenir (enfin surtout lire) les prénoms des autres personnes présentes à l’événement, c’est plus facile d’engager les discussions lorsque l’on connaît le prénom de la personne en face de nous  😉