Gérer le budget de mon événement associatif
Vous avez décidé d’organiser un événement pour votre association mais vous ne savez pas comment gérer votre budget ? Ne vous inquiétez pas, nous allons vous aider !
Pour pouvoir gérer aisément le budget de votre événement associatif, vous devrez établir ce qu’on appelle un “budget prévisionnel” : un côté recette et un côté dépense, ce budget vous permettra d’éviter les accidents budgétaires et de ne pas dépasser le budget préétabli.
Cependant, déterminer un budget prévisionnel n’est pas si simple, plusieurs facteurs sont impliqués et rien ne doit être oublié : postes budgétaires, coûts cachés, post événement, … Heureusement certains outils informatique seront en capacité de vous aider et de gérer le budget dans son ensemble, par exemple le site Dooliz propose pour les professionnels et les particuliers de gérer leurs événements de manière simple mais avec de nombreuses fonctionnalités (gestion du budget, tableau de bord, collecte automatique des réponses, cartons d’invitation et mini site personnalisable pour l’inscription à l’événement, gestion de vos contacts, …).
Définissez vos objectifs
Il sera important d’avoir une première approche de l’événement, cela permettra de définir les moyens nécessaires à l’organisation et d’obtenir une vision d’ensemble. Posez-vous toutes les questions utiles et pertinentes pour cette approche, le but étant de déterminer les résultats escomptés pour votre événement :
- L’événement sera-t-il à but lucratif ou non ?
- Sera-t-il à l’extérieur ou à l’intérieur ?
- Combien de personnes seront présentes ?
- Quelles activités seront mises en oeuvre ?
- Aurez-vous des subventions ?
- Y aura-t-il des frais de participation ?
- …
Après avoir réfléchi à tout cela, il sera temps d’établir le budget prévisionnel avec le listing de toutes les recettes et dépenses le plus précisément possible. Dès le début, choisissez si vous incluez les taxes, garanties, assurances, … Il est impératif d’être constant tout au long de cette étape. Si ce n’est pas la première fois que cet événement se déroule, n’hésitez pas à vous référer aux budgets établis précédemment, ajustez les montants. Vous pouvez également vous référer à des événements similaires qui ont été réalisés.
Les composants des recettes
Plusieurs composants doivent être évalués, d’autant plus que ces postes budgétaires proviennent de diverses sources :
- Frais de participation/inscription (montant pour participer à l’événement)
- Collecte de fonds (activités payantes pour récolter de l’argent)
- Publicité (annonces publicitaires payantes)
- Vente de produits dérivés (CD, DVD, tasses, t-shirts, pin’s, jeux, …)
- Location de kiosque (faire payer les kiosques à des commerçants pour qu’ils exposent ou vendent des produits)
- Inscriptions pour des activités spécifiques (activités supplémentaires et payantes)
- Subventions (aides financières publiques)
- Négocier/baisser les prix de vos fournisseurs
- …
Il est désormais essentiel de lister toutes les dépenses potentielles de votre événement qu’elles soient fixes, variables ou indirectes.
Les composants des dépenses
Là aussi, les dépenses proviennent de diverses sources et sont assez nombreuses mais il est nécessaire de toutes les lister, si vous ne savez pas exactement le montant de la somme, pensez à faire un devis :
- Frais de location (sites, salles, tables, chaises, éclairage, bancs, équipement audiovisuel, expositions, …)
- Restauration (repas, boissons, confiseries, …)
- Animation (professionnels, groupes de musique, activités sportives, …)
- Supports de communication et marketing (invitations, publicité, menus, plannings, photographes, badges, création de sites web, …)
- Personnel si pas de bénévoles (techniciens, serveurs, hôtesses d’accueil, …)
- Sécurité (agents de sécurité, barrières, …)
- Hébergement (hôtels, gîtes, tentes, …)
- Concours (lots, cadeaux, goodies, trophés, …)
- Main d’oeuvre (montage et démontage des animations, personnel d’opérations, …)
- Frais de déplacement
- Décoration (ballons, confettis, nappes, lanternes, …)
- Entretien (ménage, recyclage, …)
- …